Privacy Policy & Data Retention Practices
This Privacy Policy explains how GetFlow ("we", "our", or "the App"), developed and operated by T.O.T. Software S.R.L., collects, processes, protects, and retains your personal and health-related data in full compliance with the European Union General Data Protection Regulation (GDPR - Regulation EU 2016/679), UK GDPR, the EU AI Act (Regulation EU 2024/1689), United States state privacy and consumer health data laws (including the Washington My Health My Data Act, Nevada SB 370, CCPA/CPRA), the FTC Health Breach Notification Rule, and Google Play Developer Policies.
1. Age Requirement: Adults Only (18+)
GetFlow is strictly designed and offered exclusively to individuals who are at least 18 years of age. We do not offer our services to minors, nor do we knowingly collect or solicit personal data or health metrics from anyone under the age of 18. If we become aware that personal data of a person under 18 has been collected, we will take immediate steps to permanently delete such information from our systems.
2. Categories of Information We Collect
To provide personalized nutritional tracking, workout planning, AI meal analysis, and fitness metrics, GetFlow processes the following data categories:
- Account Identifiers: Email address, display nickname, and unique system user ID (UUID) secured via Supabase Auth (supporting Google Sign-In and Email/Password).
- Physical & Nutritional Profile: Age, biological sex, height, current weight, target weight, activity level, daily calorie goals, and macronutrient targets (proteins, carbohydrates, fats, fiber).
- Food Journal & Meal Media: Food photos captured via camera or gallery for nutritional analysis, timestamp, meal names, and portion sizes. Meal photos are stored securely on our dedicated ImageKit CDN infrastructure.
- Workout & Fitness History: Workout sessions, exercises, sets, repetitions, weights, and muscle group tracking for anatomical heatmaps.
- Activity & Steps (Health Connect): Daily aggregated step counts read from Google Health Connect (
android.permission.health.READ_STEPS). This data is read-only and processed locally on your device.
- Subscriptions & Flow Credits: Google Play Billing purchase tokens, subscription entitlement status (monthly/annual), and credit balances. We never receive or store bank card or financial account numbers.
- Technical Diagnostics: Crash telemetry and performance logs via Sentry. Personally Identifiable Information (PII) is automatically sanitized and redacted before transmission.
3. Legal Bases for Processing (GDPR & UK GDPR)
We process your personal data under the following legal bases:
- Performance of Contract (Article 6(1)(b) GDPR): Creating and managing your account, delivering application features, and fulfilling subscription benefits.
- Explicit Consent (Article 9(2)(a) GDPR): Processing special category health and fitness data (dietary intake, body metrics, fitness logs). You grant this explicit consent upon account registration and may withdraw it at any time by deleting your account or contacting us.
- Legal Compliance (Article 6(1)(c) GDPR): Complying with statutory accounting, tax, and regulatory obligations.
- Legitimate Interests (Article 6(1)(f) GDPR): Preventing fraudulent access, maintaining network security, and debugging crashes.
4. Data Retention and Deletion Practices
In accordance with Google Play User Data policies, our explicit data retention and disposal practices are defined as follows:
- Active Account Data: Stored while your account remains active to provide continuous progress tracking.
- Permanent Account Deletion (30-Day Purge): You may permanently delete your account at any time in-app (Profile → Data & Privacy → Delete Account Permanently) or by emailing supportgetflow@gmail.com. Upon request, all personal identifiers, profile data, dietary logs, fitness history, and credits are permanently and irreversibly purged from our database within 30 calendar days.
- Meal Photo Cleanup: When you delete your account, all associated food images stored on ImageKit CDN are permanently removed.
- Health Connect Step Data: Cached locally on your device for immediate display; never transmitted to our external databases and can be cleared instantly via device settings or app uninstall.
- Ephemeral AI Queries: Images and text queries sent to Google Gemini for AI meal recognition are processed ephemerally solely to return nutritional analysis. Google does not use your food images to train foundation models under commercial API developer terms.
- Diagnostics Retention: Anonymized crash logs on Sentry are retained for a rolling maximum of 90 days before automated deletion.
5. Google Health Connect Policy Disclosure
GetFlow's use of data received from Google Health Connect adheres to the Google Health Connect Permissions Policy, including Limited Use requirements:
- We only request read access to daily step counts (
android.permission.health.READ_STEPS).
- Health Connect step data is used exclusively to display daily activity progress alongside nutrition goals.
- We never sell, rent, or transfer Health Connect data to third-party data brokers, ad networks, or credit agencies.
- Health Connect data is never used for advertising, personalized marketing, or profiling.
6. United States Consumer Health Data & State Privacy Notice
This section applies to residents of Washington (under the Washington My Health My Data Act, RCW 19.373), Nevada (under Nevada SB 370), California (under CCPA/CPRA), Connecticut, Texas, Virginia, and other US states with enacted privacy laws:
- Consumer Health Data Collected: Nutritional intake, body measurements, physical fitness logs, and daily step counts.
- Purpose of Processing: Exclusively to provide fitness and nutrition tracking requested by you.
- No Sale or Behavioral Sharing: GetFlow does NOT sell personal or consumer health data, and does NOT share such data for cross-context behavioral advertising.
- No Geofencing: GetFlow does not use geofencing technology around healthcare facilities.
- Your US Rights: You have the right to know, access, correct, and delete your consumer health data, and withdraw previously given consent. To exercise your rights, email supportgetflow@gmail.com.
7. FTC Health Breach Notification Rule Compliance
GetFlow is a direct-to-consumer health and wellness application and vendor of personal health records (PHRs) subject to the Federal Trade Commission (FTC) Health Breach Notification Rule (16 CFR Part 318). GetFlow is not a covered entity or business associate under HIPAA. In the unlikely event of an unauthorized acquisition of unsecured identifiable health data, GetFlow will notify affected individuals and the FTC in accordance with statutory requirements without unreasonable delay.
8. AI Transparency & Safety (EU AI Act Art. 50)
GetFlow Coach is an artificial intelligence assistant designed to offer general nutrition and fitness suggestions. It is NOT a medical doctor, licensed dietitian, or healthcare professional. Coach suggestions are for informational and educational purposes only and do not constitute clinical medical advice or diagnosis.
9. European Accessibility Act (Directive EU 2019/882)
T.O.T. Software S.R.L. is a microenterprise under European Commission Recommendation 2003/361/EC (employing fewer than 10 persons with annual turnover under EUR 2,000,000), qualifying for the statutory microenterprise exemption under Article 4(5) of Directive (EU) 2019/882. Regardless of exemption, GetFlow adheres to high accessibility standards, including scalable text, screen reader labels, and reduced motion settings.
10. Third-Party Service Providers (Subprocessors)
We work exclusively with vetted infrastructure providers bound by Data Processing Addenda (DPAs) and Standard Contractual Clauses (SCCs):
- Supabase Inc.: Core database hosted in the European Union (Frankfurt, Germany) with Row Level Security.
- Google LLC: Gemini API (ephemeral vision analysis), Google Play Billing, Google Play Integrity, and AdMob/UMP (with strict consent). EU-U.S. Data Privacy Framework certified.
- ImageKit: Secure image CDN and media storage.
- Trigger.dev Inc.: Background execution orchestration.
- Functional Software, Inc. (Sentry): Error diagnostics with PII scrubbing. EU-U.S. DPF certified.
- Render Services Inc.: Backend API hosting. EU-U.S. DPF certified.
11. Contact Information
For any questions, requests, or to exercise your GDPR or US privacy rights:
Email: supportgetflow@gmail.com
Company: T.O.T. Software S.R.L.
Country: Romania, European Union
Politică de Confidențialitate și Păstrare a Datelor
Această Politică de Confidențialitate explică modul în care aplicația GetFlow, dezvoltată și operată de T.O.T. Software S.R.L., colectează, prelucrează, protejează și păstrează datele dvs. personale și de sănătate/fitness în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679), Legea UE privind Inteligența Artificială (Regulamentul UE 2024/1689), normele privind protecția datelor din SUA și cerințele Google Play.
1. Cerință de Vârstă: Exclusiv Adulți (18+)
GetFlow este destinat exclusiv persoanelor care au împlinit vârsta de 18 ani. Nu oferim servicii minorilor și nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal sau indicatori de sănătate de la persoane sub 18 ani. În cazul identificării datelor unui minor, acestea vor fi șterse definitiv și imediat din sistemele noastre.
2. Categorii de Date Colectate
Pentru a asigura funcționarea jurnalului nutrițional, analiza meselor cu AI și planificarea antrenamentelor, prelucrăm următoarele date:
- Date de cont: Adresă de e-mail, pseudonim afișat și identificator unic de cont (UUID) gestionate prin Supabase Auth.
- Profil fizic și nutrițional: Vârstă, sex biologic, înălțime, greutate curentă, greutate țintă, nivel de activitate, obiective calorice și macronuțrienți (proteine, carbohidrați, grăsimi, fibre).
- Jurnal alimentar și fotografii ale meselor: Poze cu mâncarea realizate cu camera foto sau selectate din galerie, denumiri de alimente, gramaje și estimări nutritive. Imaginile sunt stocate securizat pe CDN-ul dedicat ImageKit.
- Jurnal de fitness și antrenamente: Sesiuni de exerciții, serii, repetări, greutăți utilizate și grupe musculare lucrate pentru harta anatomică.
- Activitate fizică și pași (Health Connect): Numărul zilnic de pași agregați citit prin Google Health Connect (
android.permission.health.READ_STEPS), procesat exclusiv local pe telefon.
- Abonamente și Credite Flow: Jetoane de achiziție Google Play Billing, starea abonamentului Premium (lunar/anual) și balanța de credite. Nu colectăm date bancare sau numere de card.
- Diagnostic tehnic: Jurnale de eroare transmise către Sentry, anonimizate complet de orice date PII înainte de expediere.
3. Temeiul Legal al Prelucrării (GDPR)
Prelucrăm datele dvs. în baza:
- Executării contractului (Art. 6(1)(b) GDPR): Furnizarea serviciilor aplicației și gestionarea contului.
- Consimțământului explicit (Art. 9(2)(a) GDPR): Prelucrarea datelor speciale privind sănătatea și nutriția (greutate, mese, calorii, antrenamente). Puteți retrage consimțământul oricând prin ștergerea contului.
- Obligațiilor legale (Art. 6(1)(c) GDPR): Conformitatea cu legislația financiar-fiscală.
- Interesului legitim (Art. 6(1)(f) GDPR): Securitatea cibernetică și prevenirea abuzurilor.
4. Păstrarea și Ștergerea Datelor (Retenție)
Practicile noastre explicite de retenție a datelor:
- Conturi Active: Datele sunt păstrate pe durata activității contului pentru asigurarea istoricului de progres.
- Ștergerea Definitivă a Contului (Termen Maxim de 30 de Zile): Puteți șterge contul oricând din aplicație (Profil → Date & Confidențialitate → Șterge contul definitiv) sau scriind la supportgetflow@gmail.com. Toate datele de profil, mesele, antrenamentele și creditele sunt șterse permanent și ireversibil în maximum 30 de zile calendaristice.
- Curățarea Imaginilor cu Mâncare: La ștergerea contului, toate pozele asociate de pe CDN-ul ImageKit sunt eliminate definitiv.
- Datele Health Connect: Stocate exclusiv local pe telefon; nu sunt trimise pe serverele noastre și pot fi șterse prin curățarea stocării aplicației.
- Procesare Efemeră AI: Pozele transmise la Google Gemini sunt procesate efemer strict pentru estimarea nutrițională. Google nu utilizează fotografiile pentru antrenarea modelelor de bază.
- Jurnale Tehnice: Rapoartele de eroare Sentry sunt păstrate maximum 90 de zile, după care sunt eliminate automat.
5. Declarație Google Health Connect
Utilizarea datelor primite prin Google Health Connect respectă cerințele de Utilizare Limitată:
- Solicităm exclusiv permisiunea de citire a pașilor zilnici (
android.permission.health.READ_STEPS).
- Datele sunt utilizate strict pentru afișarea pașilor alături de obiectivele nutriționale.
- Nu vindem și nu transferăm datele Health Connect către agenții publicitare sau brokeri de date.
6. Notificare privind Datele de Sănătate ale Consumatorilor (SUA)
Pentru utilizatorii din statele americane (Washington MHMDA, Nevada SB 370, California CCPA/CPRA): GetFlow colectează date nutriționale și de fitness strict pentru furnizarea serviciului solicitat. GetFlow NU vinde aceste date și NU le partajează în scopuri publicitare comportamentale. Nu utilizăm delimitări geografice (geofencing) în jurul unităților medicale.
7. Conformitate cu Regula FTC privind Notificarea Breșelor de Sănătate
GetFlow este o aplicație directă către consumator supusă Regulii FTC privind Notificarea Breșelor de Date de Sănătate (16 CFR Partea 318). GetFlow nu este o entitate acoperită de HIPAA. În eventualitatea unei breșe care afectează date de sănătate necriptate, GetFlow va notifica utilizatorii afectați și FTC în termenele legale.
8. Transparență Inteligență Artificială (Legea UE privind IA Art. 50)
GetFlow Coach este un asistent de inteligență artificială. NU este medic, nutriționist sau dietetician autorizat. Sugestiile generate au caracter orientativ și educativ și nu constituie recomandări medicale sau diagnostice.
9. Directiva Europeană privind Accesibilitatea (Directiva UE 2019/882)
T.O.T. Software S.R.L. se încadrează în categoria microîntreprinderilor (sub 10 angajați și cifră de afaceri sub 2 milioane EUR), beneficiind de scutirea legală prevăzută la Art. 4(5) din Directiva (UE) 2019/882. Totuși, aplicația implementează cele mai bune practici de accesibilitate mobilă.
10. Date de Contact
Pentru orice solicitare privind confidențialitatea sau exercitarea drepturilor:
E-mail suport oficial: supportgetflow@gmail.com
Companie: T.O.T. Software S.R.L.
Țară: România, Uniunea Europeană